Datenschutzerklärung für mini lilly.

Stand: 16. Oktober 2026

1. Worum es geht

mini lilly. (im Folgenden „Mini Lilly“) ist eine private Web-Anwendung unter https://app.mini-lilly.de. Sie bündelt persönliche Organisation (zum Beispiel Kalender, Aufgaben, Notizen und Recherche) und die geschäftliche Arbeit für die Marke tinkalu (zum Beispiel Inhalte, Kennzahlen und Inspiration).

Mini Lilly ist kein öffentlicher Dienst. Es gibt keine freie Registrierung: Ein Konto bekommt nur, wer persönlich eingeladen wird. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten Mini Lilly verarbeitet, warum das geschieht, an wen Daten gehen und welche Rechte du hast.

2. Verantwortliche Stelle

Lilly Conrad (Privatperson) Winzererstraße 32 80797 München E-Mail: lilly@conrad.de

Eine Datenschutzbeauftragte bzw. ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.

3. Aufbau von Mini Lilly: getrennte Datenräume

Mini Lilly speichert Inhalte in getrennten Bereichen („Workspaces“):

• Persönlicher Bereich: private Inhalte der Inhaberin des Kontos. Andere Personen haben darauf keinen Zugriff.
• Geschäftlicher Bereich (tinkalu): Inhalte zur Marke tinkalu. Eingeladene Mitglieder sehen nur diesen Bereich und

nur mit der Rolle, die ihnen zugewiesen wurde.

Die Trennung ist in der Datenbank technisch erzwungen (Zugriffsregeln auf Zeilenebene): Jede Abfrage läuft mit den Rechten der angemeldeten Person. Verbindungen zu externen Diensten (zum Beispiel Google Drive oder Pinterest) werden je Bereich getrennt hergestellt und gespeichert. Ein im persönlichen Bereich verbundenes Pinterest-Konto ist im tinkalu-Bereich nicht verfügbar und umgekehrt.

4. Hosting und Speicherort

Mini Lilly läuft auf einem eigenen virtuellen Server der Contabo GmbH (München) in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union. Auf diesem Server liegen die Datenbank, hochgeladene Dateien und verschlüsselte Sicherungskopien. Contabo verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

• Die Verbindung zur Anwendung ist durchgehend per HTTPS verschlüsselt. Das Zertifikat stammt von Let's Encrypt.

Dafür werden nur Angaben zur Domain übermittelt, keine Nutzungsdaten.

• Von außen sind nur die Webzugänge (HTTPS) erreichbar. Datenbank und Anwendung liegen in einem internen Netz.
• Zugangsschlüssel zu verbundenen Diensten werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert. Der Schlüssel dazu liegt

nicht in der Datenbank.

• Sicherungskopien der Datenbank werden nächtlich erstellt und verschlüsselt auf demselben Server abgelegt. Eine Kopie bei

einem weiteren Anbieter gibt es derzeit nicht.

• Schriftarten werden von Mini Lilly selbst ausgeliefert. Beim Aufruf der Seiten werden keine Schriftarten von Google

oder anderen Drittservern geladen.

5. Welche Daten wir verarbeiten

5.1 Aufruf der Website (Server-Protokolle)

Beim Aufruf von app.mini-lilly.de verarbeitet der Server technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Browser-Kennung), um die Seite auszuliefern. Der Webserver führt kein Zugriffsprotokoll. Zum Schutz vor Missbrauch werden fehlgeschlagene Anmeldeversuche kurzzeitig je IP-Adresse gezählt (höchstens 15 Minuten, nur im Arbeitsspeicher). Betriebs- und Fehlermeldungen der Anwendung (ohne Inhalte) werden größenbegrenzt gespeichert und fortlaufend überschrieben.

Mini Lilly verwendet keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge, keine Werbe-Cookies und keine Social-Media-Plugins.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und stabiler Betrieb).

5.2 Konto und Anmeldung

Für ein Konto verarbeiten wir:

• E-Mail-Adresse und Anzeigename
• Passwort, gespeichert nur als sicherer Hashwert (nie im Klartext)
• Angaben zum zweiten Anmeldefaktor (TOTP), verschlüsselt gespeichert
• Rolle und Mitgliedschaft in Bereichen
• Einladungen: Eine Einladung ist 7 Tage gültig.
• Schutz vor Missbrauch: Nach 5 fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen wird der Zugang für 15 Minuten gesperrt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des Zugangs) bzw. lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch) · Speicherdauer: bis zur Löschung des Kontos; abgelaufene Sitzungen werden täglich gelöscht.

5.3 Cookies

Mini Lilly setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies:

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich) und Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO.

5.4 Inhalte, die du in Mini Lilly anlegst

Dazu gehören zum Beispiel Aufgaben, Notizen, Ziele, Gesprächsverläufe mit der Assistenz, Gedächtnis-Einträge, Stilregeln, Entwürfe, hochgeladene Bilder und Dateien, Rezepte, Recherchen und Freigabeentscheidungen. Diese Inhalte können Angaben über andere Personen enthalten, wenn du solche eingibst.

Wichtige Handlungen (zum Beispiel neue Verbindungen, Freigaben, Veröffentlichungen) werden in einem unveränderlichen Protokoll festgehalten, damit nachvollziehbar bleibt, wer was ausgelöst hat.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. – für Angaben über Dritte – lit. f DSGVO · Speicherdauer: Inhalte bis zur Löschung durch dich bzw. des Kontos; das Protokoll 365 Tage.

5.5 KI-Verarbeitung (Anthropic)

Einige Funktionen nutzen ein KI-Modell der Anthropic, PBC (USA) über deren Programmierschnittstelle. Beispiele sind die Assistenz, Zusammenfassungen, Bildanalysen von Inspirationen, Textvorschläge in der Markenstimme sowie Auswertungen von Kennzahlen.

• KI-Aufrufe finden nur auf ausdrückliche Auslösung statt, zum Beispiel per Klick auf „Analysieren“. Einzige

automatische Ausnahme ist das tägliche „Morning Deep Brief“ (höchstens einmal pro Tag): Es fasst öffentliche Nachrichtenmeldungen zusammen und enthält keine persönlichen Daten.

• Bei der Funktion „Marken entdecken“ nutzt die KI eine Websuche des Anbieters; übermittelt wird dabei nur der Suchauftrag.
• Übermittelt werden nur die Inhalte, die für die jeweilige Aufgabe nötig sind, zum Beispiel ein Text, ein ausgewähltes

Bild oder ein Pin samt Titel und Beschreibung. Inhalte aus dem persönlichen Bereich werden nicht mit geschäftlichen Inhalten vermischt.

• Ergebnisse der KI sind Vorschläge. Nichts wird ohne Freigabe der Inhaberin veröffentlicht oder nach außen gesendet.
• Grundlage ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Data Processing Addendum) von Anthropic, der Bestandteil der

kommerziellen Nutzungsbedingungen ist und EU-Standardvertragsklauseln für die Übermittlung in die USA enthält.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Unterstützung bei der Organisation und Arbeit) bzw. lit. b DSGVO.

6. Verbundene Dienste

Verbindungen zu externen Diensten werden nur auf Wunsch hergestellt. Grundsatz: so wenig Rechte wie möglich, lesen statt schreiben, schreibende Aktionen nur nach ausdrücklicher Freigabe. Die Zugangsschlüssel werden verschlüsselt und getrennt je Bereich gespeichert und nie protokolliert.

6.1 Pinterest

Anbieter: Pinterest Europe Limited (Irland)

Wofür: Aufbau einer Inspirationsbibliothek aus den eigenen Pinterest-Boards der Inhaberin, getrennt für den persönlichen und den tinkalu-Bereich.

Anmeldung: über das offizielle OAuth-Verfahren von Pinterest. Du meldest dich direkt bei Pinterest an. Mini Lilly erhält dein Pinterest-Passwort nicht.

Angefragte Rechte (derzeit):

• user_accounts:read: Benutzername des verbundenen Kontos, um die Verbindung anzuzeigen
• boards:read: Liste deiner Boards (Name, Beschreibung, Anzahl der Pins, Sichtbarkeit)
• pins:read: Pins eines Boards, das du ausdrücklich zum Import auswählst

Was gespeichert wird:

• der Erneuerungsschlüssel (Refresh Token), verschlüsselt, im jeweiligen Bereich, außerdem Benutzername, gewährte Rechte

und Verbindungszeitpunkt. Der kurzlebige Zugriffsschlüssel wird nicht dauerhaft gespeichert.

• Für importierte Pins: Pin-ID, Board, Titel, Beschreibung, verlinkte Adresse und die Bildadresse auf Pinterests

Bildserver (i.pinimg.com). Die Bilder selbst werden nicht dauerhaft kopiert. Sie werden zur Anzeige oder Analyse bei Bedarf von Pinterest abgerufen.

• Auf Wunsch: Ergebnisse einer KI-Bildanalyse und daraus abgeleitete Ideen (siehe 5.5). Dafür wird das jeweilige Pin-Bild

mit Titel und Beschreibung an Anthropic übermittelt.

Was nicht passiert: Mini Lilly liest keine Pins oder Boards anderer Personen, keine Follower und keine Nachrichten. Pinterest-Daten werden nicht verkauft, nicht für Werbung genutzt und nicht an Dritte weitergegeben, außer für die beschriebene KI-Analyse.

Geplant (noch nicht aktiv): Erstellen und Veröffentlichen eigener Pins auf eigenen Boards. Dafür würden zusätzlich Schreibrechte für Pins und Boards angefragt. Jeder Pin würde erst als Entwurf angelegt und nur nach ausdrücklicher Freigabe der Inhaberin veröffentlicht. Übermittelt würden dann Bild bzw. Video, Titel, Beschreibung, Ziel-Link und Board. Vor der Aktivierung wird diese Erklärung aktualisiert.

Verbindung trennen: In Mini Lilly unter „Inspiration“ → „Pinterest trennen“. Dabei wird der gespeicherte Erneuerungsschlüssel gelöscht; auf Wunsch werden zusätzlich alle importierten Pins dieses Bereichs entfernt. Zusätzlich kannst du den Zugriff jederzeit in den Pinterest-Einstellungen unter „Apps“ bzw. „Berechtigungen“ widerrufen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO · Speicherdauer: bis zum Trennen der Verbindung bzw. zur Löschung durch dich.

6.2 Google (Gmail, Google Drive, Google Maps/Routes)

Anbieter: Google Ireland Limited (Irland)

• Gmail – Übersicht (gmail.metadata): Absender, Betreff, Datum und Labels zur Sortierung des Posteingangs. Das gilt

auch für ein separates Recherche-Postfach im tinkalu-Bereich (z. B. für Newsletter von Wettbewerbern) – dort nur Metadaten.

• Gmail – Mail-Assistentin (gmail.modify, nur im persönlichen Bereich und nur, wenn die Inhaberin sie verbindet):

Mini Lilly liest Unterhaltungen, um sie auf Deutsch zusammenzufassen und einzuordnen (Wichtiges, Fristen, Newsletter, Werbung, Spam-Verdacht). Dafür werden die Texte der jeweiligen Unterhaltungen an Anthropic übermittelt (siehe 5.5). Gespeichert werden nur Zusammenfassung, Einordnung, Fristen und Vorschläge – nicht der Nachrichtentext. Verschieben (Spam, Archiv), Labels, „gelesen“ und das Anlegen eines Entwurfs geschehen nur nach ausdrücklicher Freigabe der Inhaberin. Mini Lilly sendet keine E-Mails und löscht keine endgültig.

• Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die Mini Lilly über Google-APIs erhält, entspricht der „Google API Services

User Data Policy“ einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use“).

• Google Drive (drive.readonly, drive.file), getrennt für persönlich und tinkalu: Dateien anzeigen und einzelne,

von dir ausgewählte Dateien lesen. Schreiben ist nur in Dateien möglich, die Mini Lilly selbst neu anlegt, und nur nach Freigabe. Nichts wird verschoben, geteilt oder gelöscht.

• Google Routes API (optional, nur auf Knopfdruck): Für die Fahrzeit werden Start- und Zieladresse an Google

übermittelt. Der Link „In Google Maps öffnen“ überträgt Adressen erst beim Anklicken.

• Anmeldung über das offizielle OAuth-Verfahren mit PKCE. Verbindungen lassen sich in Mini Lilly trennen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO · Speicherdauer: bis zum Trennen der Verbindung bzw. zur Löschung durch dich.

6.3 Meta (Facebook, Instagram)

Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited (Irland)

• Lesen: zusammengefasste (aggregierte) Kennzahlen zu Werbeanzeigen und Kanälen von tinkalu. Gelesen werden keine

Daten einzelner Personen, keine Leads und keine Nachrichten.

• Veröffentlichen auf Instagram: nur nach ausdrücklicher Freigabe der Inhaberin. Dabei übermittelt Mini Lilly Bild

bzw. Video und Bildunterschrift.

• Eine WhatsApp-Anbindung ist vorbereitet, aber nicht aktiv.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6.4 Shopify

Anbieter: Shopify International Limited (Irland)

Nur lesend und nur für den eigenen tinkalu-Shop. Mini Lilly ruft ausschließlich den Produktkatalog und zusammengefasste Verkaufszahlen ab, keine Kundendaten (keine Namen, E-Mail- oder Lieferadressen). Die Shopify-App verfügt technisch derzeit auch über Leserechte für Kunden- und Bestelldaten; diese werden von Mini Lilly nicht genutzt und sollen reduziert werden.

6.5 Omnisend

Anbieter: Omnisend

Nur lesend: zusammengefasste Berichte zu Newslettern und Automationen von tinkalu, zum Beispiel Versand-, Öffnungs- und Klickzahlen. Mini Lilly liest oder ändert keine Kontakte, Kampagnen oder Automationen.

6.6 Weitere Dienste ohne Konto

Diese Dienste werden nur bei Nutzung der jeweiligen Funktion angefragt. Dabei werden nur die nötigen Suchangaben übermittelt, keine Kontodaten:

• Apple iCloud-Kalender (CalDAV), nur lesen: Anmeldung mit app-spezifischem Passwort, verschlüsselt gespeichert.

Anbieter: Apple Distribution International Ltd. (Irland)

• Kalender-Abos (ICS-Links), die du selbst einträgst
• Open-Meteo (Wetter): gerundete Koordinaten des gewählten Ortes
• TheMealDB (Rezepte), OpenAlex und Crossref (wissenschaftliche Recherche): Suchbegriffe
• Nachrichtenquellen (öffentliche Feeds von Medien) für Briefings
• Hugging Face: einmaliger Download eines Spracherkennungsmodells (Whisper) auf den eigenen Server. Dabei werden keine

Nutzungsdaten übertragen; die Transkription hochgeladener Videos läuft vollständig auf dem eigenen Server. An die KI (5.5) gehen bei einer Videoanalyse nur Einzelbilder, Messwerte und das Transkript.

Rechtsgrundlage für Abschnitt 6: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. lit. b DSGVO; Verbindungen entstehen nur auf Wunsch.

6.7 LinkedIn

Anbieter: LinkedIn Ireland Unlimited Company (Irland)

• Sammeln und Zusammenfassen: Mini Lilly ruft LinkedIn nicht ab. Verarbeitet werden nur Beiträge, die die Inhaberin

selbst einfügt (Link und kopierter Text) oder aus ihrem eigenen LinkedIn-Datenexport importiert. Zur Zusammenfassung geht der eingefügte Text an Anthropic (5.5). Die Beiträge können Namen und Aussagen anderer Personen enthalten.

• Veröffentlichen im eigenen Profil (nur wenn verbunden): Anmeldung über das offizielle OAuth-Verfahren mit den Rechten

openid, profile (Name und Kennung des eigenen Profils) und w_member_social (Beiträge im eigenen Namen erstellen). Beiträge werden nur nach ausdrücklicher Freigabe veröffentlicht; gespeichert werden Entwurf, Status und Link des veröffentlichten Beitrags. Der Zugriffsschlüssel wird verschlüsselt gespeichert.

7. Weitergabe von Daten

Daten gehen nur an die oben genannten Dienste und nur im beschriebenen Umfang. Wir verkaufen keine Daten und nutzen sie nicht für Werbung. Weitere Empfänger gibt es nicht.

8. Übermittlung in Drittländer

Einige Anbieter sitzen in den USA oder übermitteln Daten dorthin (insbesondere Anthropic, gegebenenfalls Google, Meta, Pinterest, Shopify und Omnisend über Konzerngesellschaften). Grundlage ist bei Anthropic die Vereinbarung mit EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Die übrigen Anbieter stützen Übermittlungen nach eigenen Angaben auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) bzw. auf EU-Standardvertragsklauseln.

9. Speicherdauer

Technisch umgesetzt sind diese Fristen:

• Sitzungen: 30 Tage; abgelaufene Sitzungen werden täglich gelöscht
• Einladungen: 7 Tage gültig, danach nach weiteren 30 Tagen gelöscht
• Anmeldeschutz-Cookies: 10 Minuten
• Verschlüsselte Sicherungskopien: 30 Tage
• Inhalte und Verbindungen: bis zur Löschung durch dich bzw. bis zur Löschung des Kontos
• Erledigte Hintergrundaufgaben: 90 Tage
• Aktions- und Freigabeprotokoll: 365 Tage
• Betriebsmeldungen der Anwendung: größenbegrenzt (höchstens 3 × 10 MB je Dienst), fortlaufend überschrieben
• Mail-Zusammenfassungen: bis zur Löschung durch dich bzw. des Kontos (Mailtexte selbst werden nicht gespeichert)

10. Deine Rechte

Du hast nach der DSGVO das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15)
• Berichtigung (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch (Art. 21)

Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dafür genügt eine Nachricht an lilly@conrad.de. Auf Anfrage an diese Adresse wird auch ein Konto vollständig gelöscht.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

11. Sicherheit

Wir schützen die Daten unter anderem so:

• HTTPS-Verschlüsselung
• Zwei-Faktor-Anmeldung
• verschlüsselte Zugangsschlüssel
• getrennte Datenräume mit Zugriffsregeln in der Datenbank
• verschlüsselte Sicherungskopien
• strenge Sicherheits-Header
• schreibende Aktionen nur nach Freigabe

12. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Funktionen oder Rechtslage ändern. Das gilt insbesondere vor der Aktivierung neuer Rechte bei verbundenen Diensten. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.